Enhetsadministratör till enheten för nationella insatser och civilskydd

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap

MSB arbetar för ett säkrare samhälle i en föränderlig värld med fokus på utveckling av det civila försvaret. Vi stärker Sveriges förmåga att fungera i kris och till och med krig. Det betyder att alla våra medarbetare bidrar till beredskap och motståndskraft. Från norr till söder sprider vi kunskap och agerar för att skydda liv och hälsa, samhällets funktionalitet och grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter. Den 1 januari byter vi namn till Myndigheten för civilt försvar.

Vill du tillsammans med oss stärka samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig? Då kanske du är vår nästa kollega!

Som enhetsadministratör kommer du vara ett stöd till och jobba nära ett antal projektledare och handläggare som arbetar med planering, genomförande, uppföljning och utveckling av insatser med våra nationella förstärkningsresurser, både inom Sverige och utomlands.

Ditt ansvar och dina arbetsuppgifter

Som administratör på enheten för nationella insatser och civilskydd är du central i genomförandet av MSB:s insatser inom detta verksamhetsområde. Du ansvarar för att stödja genomförande av insatser från start till slut, huvudsakligen avseende administration, ekonomi och logistik. Du deltar aktivt i lärandet och den kontinuerliga utvecklingen av verksamheten för att förbättra pågående och framtida insatser.

Du kommer att stödja handläggare och projektledare i arbetet med att utveckla de nationella förstärkningsresurserna, samt bistå vid framtagande av informationsdelning och kommunikationsstrukturer för enheten. Du kommer även stödja enhetsledningen med vissa administrativa uppgifter. Övriga arbetsuppgifter kan tillkomma vid behov.

Anställningen innebär nära samarbete med andra enheter på MSB och andra svenska myndigheter och internationella partnerorganisationer.

I dina arbetsuppgifter ingår:

att stödja projektledare och handläggare med insatsernas administration och vid behov även agera stabsassistent för att bistå insatsfunktionen med stabstöd.
att bidra till planering, beredning, budgetering, administrering, uppföljning och avslutning av insatser.
dokumentation, diarieföring och informationsdelning, personalplanering samt schemaläggning.
bokning av resor och boende samt beställning av utrustning för insatspersonal, samt beställning och bokning av mat och lokaler för verksamhetens möten och projektaktiviteter.
att bistå vid dokumentationshantering vid upphandlingar, verifiera och kontrollattestera inkommande fakturor, hantera verksamhetsförskott, bidra med underlag till insatsuppföljning samt till rapportering och övrig kommunikation.

Dina kunskaper och kompetenser

Vi söker dig som har:

relevant utbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt.
minst tre års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete.
dokumenterad erfarenhet av ärendehantering och diariesystem.
goda datakunskaper, speciellt Word och Excel.
mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

erfarenhet av arbete inom räddningstjänst, svenska krisberedskapssystemet eller motsvarande.
erfarenhet av arbete i offentlig förvaltning.
erfarenhet av arbete i en internationell kontext.

Som alla medarbetare och ledare hos oss förväntas du kunna arbeta uppdragsorienterat, utvecklingsinriktat, dialoginriktat, ha god självkännedom och bidra genom att vara ett föredöme.
Läs mer om våra medarbetar- och ledarkriterier.

Du har också ett strukturerat arbetssätt och har lätt för att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter och att anpassa dig efter förändrade omständigheter. Du kan behålla lugnet i stressade situationer och visa gott omdöme under tidspress. Det är viktigt att du kan hantera många olika arbetsuppgifter parallellt samtidigt som du upprätthåller en noggrannhet och struktur i ditt arbete.

Om anställningen

Vi erbjuder dig en anställning tillsvidare på heltid som inleds med en provanställning.

Din placeringsort kommer att vara Karlstad eller Stockholm och resor i anställningen förekommer.

Svenskt medborgarskap är ett krav för anställning på MSB då den innebär placering i säkerhetsklass. För anställning krävs godkänt resultat i säkerhetsprövningen med registerkontroll, som genomförs i enlighet med säkerhetsskyddslagen.

Om oss

På enheten för nationella insatser och civilskydd är vi drygt 15 medarbetare och vi finns på flera av MSB:s verksamhetsorter. Enhetens uppgift är att inrikta, utveckla och leda insatser med myndighetens nationella förstärkningsresurser och räddningsinsatser inom ramen för EU:s civilskyddsmekanism. I detta ingår prioritering och användning av samhällets samlade resurser. Vidare ingår att säkerställa finansiering för insatser, att upprätthålla och utveckla partnerskap samt att följa upp och lära från genomförd verksamhet. I uppgiften ingår Projektledare i beredskap.

Vi har aktivitetsbaserat kontor där du kan välja arbetsplats efter egna behov. Vi erbjuder dig också en möjlighet att ta ut friskvårdstimme och du får även ett friskvårdsbidrag. För dig som statligt anställd finns också förmånliga semestervillkor.

Alla vi som arbetar på MSB förväntas och ska bidra till ökad jämställdhet och likabehandling för en arbetsmiljö och ett samhälle fritt från diskriminering.

Läs mer om vår organisation, förmåner och hur det är att arbeta hos oss

Vill du veta mer?

Har du frågor är du välkommen att kontakta tf. enhetschef Jenny Wärja eller Susanne Axmacher. Fackliga företrädare är Carin Hammarbo (Saco-S), Peter Nytting (ST) och Ann-Britt Paradis (SEKO). Samtliga nås via växelnummer 0771-240 240.

Välkommen med din ansökan senast den 6 mars 2024