Projektadministratör till enheten för humanitära insatser - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du tillsammans med oss stärka samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig? Då kanske du är vår nästa kollega!

Som projektadministratör kommer du att vara en del av teamet på enheten för humanitära insatser som är en del av den operativa avdelningen. Enhetens mål är att rädda liv och lindra nöd i humanitära kriser och katastrofer i omvärlden. 

Ditt ansvar och dina arbetsuppgifter

Som projektadministratör kommer du merparten av arbetstiden vara ett stöd till och jobba nära ett antal projektledare som som arbetar med planering, genomförande, uppföljning och utveckling av humanitära insatser. I rollen ingår också att en del av arbetstiden arbeta med hela enhetens administration och kontinuitetsplanering. Vid behov kommer du att få arbeta som stabsassistent.

I rollen kommer du att bidra till planering, beredning, budgetering, administrering, uppföljning och avslutning av insatser, genom exempelvis:

• dokumentation, diarieföring och informationsdelning.
• personalplanering och schemaläggning.
• bokning av resor och boende samt beställning av utrustning för insatspersonal.
• beställning och bokning av mat och lokaler för verksamhetens möten och projektaktiviteter.
• dokumenthantering vid upphandlingar.
• verifiering och kontrollattestering av inkommande fakturor.
• hantering av verksamhetsförskott.
• framtagande av underlag till insatsuppföljning, rapportering och övrig kommunikation.

Du deltar aktivt i lärandet och den kontinuerliga utvecklingen av verksamheten för att förbättra pågående och framtida insatser. Anställningen innebär nära samarbete med andra enheter på MSB och andra svenska myndigheter och internationella partnerorganisationer. Övriga arbetsuppgifter kan tillkomma vid behov.

Dina kunskaper och kompetenser

Vi söker dig som har:

• relevant utbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt.
• minst fem års för rollen relevant arbetslivserfarenhet av att samordna, koordinera och administrera verksamhet.
• kunskap om och erfarenhet av att administrativt planera, genomföra och följa upp verksamhet och ekonomi.
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
• dokumenterat god datorvana.

Det är meriterande om du har:

• ekonomikunskaper.
• kunskaper i informationshantering.
• erfarenhet från serviceyrke.
• erfarenhet inom logistik.
• erfarenhet inom diarieföring och informationshantering.
• erfarenhet av att arbeta med EU-finansierad verksamhet.
• erfarenhet av arbete i offentlig förvaltning.
• erfarenhet av arbete i en internationell kontext.
• grundläggande kunskaper om och intresse av grafisk design.

Som alla medarbetare och ledare hos oss förväntas du kunna arbeta uppdragsorienterat, utvecklingsinriktat, dialoginriktat, ha god självkännedom och bidra genom att vara ett föredöme.
Läs mer om våra medarbetar- och ledarkriterier.

Du har också ett strukturerar arbetssätt och en förmåga att att bibehålla stabilitet och ett lugn även i pressade situationer. Du har även ett serviceinriktat förhållningssätt och en god initiativförmåga.

Om anställningen

Vi erbjuder dig en anställning tillsvidare på heltid som inleds med en provanställning.

Din placeringsort kommer att vara Stockholm men då enheten är delad mellan Stockholm och Karlstad ingår regelbundna resor till Karlstad i rollen. I anställningen kan resor till insatsområden ingå. Beredskapstjänstgöring kan komma att ingå i anställningen.

Svenskt medborgarskap är ett krav för anställning på MSB då den innebär placering i säkerhetsklass. För anställning krävs godkänt resultat i säkerhetsprövningen med registerkontroll, som genomförs i enlighet med säkerhetsskyddslagen.

Om oss

På enheten för humanitära insatser  är vi ett 20-tal medarbetare och vi finns i både Karlstad och Stockholm. Vi har god arbetsmiljö och ett gott arbetsklimat på enheten. Vi har aktivitetsbaserat kontor där du kan välja arbetsplats efter egna behov. Vi erbjuder dig också en möjlighet att ta ut friskvårdstimme och du får även ett friskvårdsbidrag. För dig som statligt anställd finns också förmånliga semestervillkor. 

Alla vi som arbetar på MSB förväntas och ska bidra till ökad jämställdhet och likabehandling för en arbetsmiljö och ett samhälle fritt från diskriminering.

Läs mer om vår organisation, förmåner och hur det är att arbeta hos oss

Vill du veta mer?

Har du frågor är du välkommen att kontakta enhetschef Magdalena Tham Lindell. Fackliga företrädare är Carin Hammarbo (Saco-S), Peter Nytting (ST) och Ann-Britt Paradis (SEKO). Samtliga nås via växelnummer 0771-240 240.

Välkommen med din ansökan senast den 7 december 2023